Ljudi koji obavljaju neku vrstu uredskoga posla svakodnevno se susreću s hrpom e-mailova, od kojih su neki hitni i bitni, a drugi mogu čekati. Možda ste uvjereni kako ste tijekom svoje karijere ovladali poslovnom komunikacijom, ali jeste li ikad zastali i razmislili što vaši izrazi koje šaljete suradnicima zapravo govore o vama? Čini se kako vaše jezične konstrukcije imaju dublje značenje, koje lako možete usmjeriti u vlastitu korist ako ih mudro rabite.
Suptilne zamjene koje čine razliku
Jedna je kreativna individualka osmislila briljantan vodič za pisanje poslovnih e-mailova, koji svatko može slijediti i biti siguran da neće poslati pogrešnu poruku čovjeku s druge strane ekrana. Ona tvrdi da će vam ove smjernice pomoći da se izražavate "kao šef".
Američka dizajnerica i ilustratorica Dani Donovan priznaje kako i je i ona sama imala problem s pretjeranom uporabom određenih izraza u poslovnom dopisivanju. Nedavno je toga postala svjesna te je odlučila promijeniti način na koji odgovara stanovitim kontaktima. Svoje je stavove podijelila na društvenoj mreži.
Sve je započelo kao viralna objava na Twitteru, u kojoj je Dani napisala svoje nekadašnje frazeme te ih usporedila s današnjima. Tada ih je pretvorila u korisnu tablicu koju si i vi možete isprintati i postaviti na radni stol, da vam uvijek bude pri ruci.
Šaljite e-mail kao šef
- Umjesto isprike zbog kašnjenja s odgovorom, zahvalite na strpljenju. Možda jest potrajalo dok se niste javili, ali nije propast svijeta.
- Umjesto da pitate kada drugoj strani nešto odgovara, predložite vrijeme sami. Imate i vi raspored obveza.
- Ne podcjenjujte svoju pomoć. Umjesto "nema problema" recite kako vam je drago što ste pomogli.
- Nemojte previše "misliti" ili "smatrati". Ako znate što radite, predložite izravno najbolje rješenje.
- Vaše je vrijeme dragocjeno i zato ga ne trošite na pisanje "romana". Ako je u pitanju složena tema koja zahtijeva pomnija objašnjenja, predložite susret uživo.
- Ne "nadajte se" da to što ste napisal iima smisla. Umjesto toga, jednostavno predložite da vam se druga strana javi akop ima pitanja.
- Ako ste izričito zamolili povratnu informaciju, a ona i dalje ne dolazi, ne trebate se ispričavati što provjeravate, već izravno upitajte kada možete očekivati odgovor.
- Ako ste zaboravili priložiti neki dokument ili ste nešto pogrešno naveli i druga vam strana to da do znanja, ne ispričavajte se do besvijesti. U sljedećem e-mailu ispravite pogrešku i zahvalite što su vam javili propust.
- Ako imate sastanak ili nešto slično te morate ranije izaći s posla, ne ponižavajte se moleći i preklinjući šefa da vas pusti ranije. Izjavnom mu rečenicom objasnite da morate otići zbog toga i toga te mu napišite u kojem vas razdoblju neće biti.
Autorica ove tablice pojasnila je kako je došla do ovih korisnih saznanja. "Odjednom sam postala svjesna da se prečesto ispričavam za svaku sitnicu u e-mailovima. OK, želim pomoći, ali ne želim da me ljudi iskorištavaju. Napokon sam pronašla ravnotežu", izjavila je Dani Donovan za Metro.co.uk.
