Posao virtualnog asistenta je postao izuzetno tražen u doba pandemije kada je velika većina morala prijeći na rad od kuće. Iako su virtualni asistenti popularnost u svijetu stekli još 2007. godine, u Hrvatskoj se sve više ljudi odlučivalo za takav način posla tek od 2020. godine.
Martina Žgomba je svoje višegodišnje radno iskustvo stekla u financijskom i telekomunikacijskom sektoru u direktnom radu s klijentima, knjigovodstvenim, savjetodavnim, administrativnim i poslovima osobnog asistenta. Kada je odlučila da je vrijeme za promjenu, otvorila je svoj obrt virtualnog asistenta.
Za one koji su pokrenuli vlastiti posao i sav posao odrađuju sami te ne stignu sve odraditi na vrijeme zbog nedostatka vremena i prenatrpanosti obvezama, Martina je tu kako bi im pomogla s angažiranjem i pružanjem usluga virtualnog asistenta, također pomaže ljudima koji žele postati virtualni asistenti u njihovom informiranju, praksi i mentorstvu.
Martina nam je otkrila koje usluge nudi virtualni asistent, koje vještine su potrebne, kada je vrijeme za angažiranje virtualnog asistenta i kakvi su uvjeti rada virtualnog asistenta.
NET.HR: Kako ste došli na ideju virtualnog asistenta i odlučili ući u poduzetništvo? Jeste li se prije osnivanja obrta i sami time bavili?
ŽGOMBA: U potrazi za novim poslodavcem došla sam do zaključka da ipak ne želim mijenjati poslodavca, već način zaposlenja. U tom trenutku nisam znala što ću točno raditi, ali sam znala da želim biti sama sebi šefica. Do tada sam radila u bankarskom i telekomunikacijskom sektoru u direktnom radu s klijentima, knjigovodstvenim, savjetodavnim, administrativnim te poslovima osobnog asistenta. Jednog dana sam sasvim slučajno naišla na članak o virtualnim asistentima i krenula istraživati o kakvom se poslu radi. Istog trena sam znala da je to posao koji želim raditi jer je to posao koji mi pruža potpunu slobodu i neovisnost te savršen balans između poslovnog i privatnog života.
Većina usluga koje nudim kao virtualni asistent su poslovi koje sam radila i na prethodnim radnim pozicijama, npr. administrativni poslovi kao što su izrada dopisa, poslovna korespondencija, zaprimanje narudžbi, izrada ponuda i računa, vođenje ulaznih i izlaznih računa te komunikacija s knjigovodstvom, platni promet, izrada prezentacija, planiranje i organizacija sastanaka i putovanja, vođenje kalendara i mail pretinca, kreiranje i održavanje baza podataka, izrada izvještaja, upravljanje projektima, planiranje i koordinacija provedbe projekta, itd. Pored toga, svojim klijentima pomažem u organizaciji vremena i poslovanja te optimizaciji poslovnih procesa: tehnička pomoć u izradi landing stranica, newslettera, održavanje i ažuriranje web stranica u Wixu i WordPressu, sastavljanje standardnih operativnih procesa, rad u različitim alatima za project/task management, zakazivanje sastanaka, vođenje kalendara i automatizaciju repetitivnih zadataka.
NET.HR: Tko je virtualni asistent, koje usluge nudi? Koje su vještine potrebne za virtualnog asistenta?
ŽGOMBA: Virtualni asistent je samozaposlena osoba koja svoje usluge pruža udaljenim putem, tj. online. U radu koristi vlastitu opremu i sredstva za rad, a svoje usluge naplaćuje po satu, po projektu ili paušalno. Shodno prethodno stečenim formalnim i neformalnim znanjima, dodatnim edukacijama i radnim iskustvom, virtualni asistenti pružaju različite vrste usluga kao što su usluge iz područja administracije, financija i računovodstva, marketinga, upravljanja projektima, osobne asistencije, istraživanja tržišta, tehničke podrške, razna savjetovanja, izrade poslovnih planova, korisničke podrške i drugo.
Smatram da bi svaki virtualni asistent trebao imati odlične komunikacijske vještine jer VA treba, prije početka rada s klijentom, znati jasno iskomunicirati potrebe klijenta. Iskrena i dvosmjerna komunikacija je bitna u svakom odnosu pa tako i u onom poslovnom, između virtualnog asistenta i klijenta. Budući da virtualni asistent istovremeno radi za više klijenata, jako je bitno da posjeduje dobre organizacijske sposobnosti kako bi mogao pružati kvalitetnu uslugu poštujući zadane rokove. Pored toga, virtualni asistent je i sam poduzetnik koji treba znati upravljati svojim vremenom i cjelokupnim poslovanjem te pronaći sebi prihvatljiv balans između poslovnog i privatnog života. Kao i u svakom poslu tako i u ovom, snalažljivost i proaktivnost je jako bitna.
Nakon što je klijent iskomunicirao svoje potrebe i upute za rad, na virtualnom asistentu je da zna pronaći adekvatno rješenje i način pružanja tražene usluge bez daljnjih propitkivanja klijenata. Isto tako je važno znati se prilagoditi klijentovim potrebama i načinu rada jer virtualni asistent je tu kako bi svom klijentu olakšao posao, a ne dodatno zakomplicirao. Npr. ako klijent vodi svoje obveze i aktivnosti u određenom project management alatu, virtualni asistent se treba znati prilagoditi istom, tj. raditi baš u tom alatu bez potrebe da propituje odluke klijenta. Pored svega navedenog, ono što je jako bitno za jednog virtualnog asistenta jest želja i volja za stalnim učenjem i usavršavanjem. Živimo u dobu kada se tehnologija, način rada i razne situacije mijenjaju iz trena u tren, stoga nema prostora za stagnacijom već stalnim učenjem kako bi bili konkurentni i na što boljoj usluzi svojim klijentima.
NET.HR: Virtualni asistenti su popularnost u svijetu stekli 2007. godine, a kakva je situacija u Hrvatskoj? Zna li se koliko ih ima u Hrvatskoj ili barem u postotku? Jesu li naši građani zainteresirani za takav posao i kakav je stav tvrtki, imaju li potrebe za takvom uslugom? Isplati li se tvrtkama angažirati virtualnog asistenta?
ŽGOMBA: 2019. godine je u Hrvatskoj bila nekolicina virtualnih asistenata koji su radili putem platformi kao što je Upwork i to isključivo za strane klijente. Dolaskom pandemije i vremena kada se većina poslova prebacila online, vlasnici tvrtki uvidjeli su da je itekako moguće efikasno i efektivno obaviti posao bez da se njihovi djelatnici nalaze u poslovnom prostoru pod njihovim direktnim nadzorom. Tada i broj virtualnih asistenata u Hrvatskoj počinje rasti. Trenutno na našem području ima oko 200-tinjak virtualnih asistenata. Itekako ima potrebe za takvom uslugom i načinom suradnje. Međutim, potrebno je još neko vrijeme da većina tvrtki sazna da takav način suradnje postoji i kod nas. Tvrtke koje nemaju potrebu za zaposlenjem radnika na puno ili pola radnog vremena su one koje trebaju angažirati virtualnog asistenta. Takvim tvrtkama je potrebna pomoć u određenom segmentu poslovanja na nekoliko sati mjesečno, u slučaju trenutnog povećanja opsega poslovanja ili rada na nekom većem projektu. Zato se takav način poslovanja njima i isplati.
NET.HR: Koji su bitni koraci pri angažiranju virtualnog asistenta, što poslodavci trebaju uzeti u obzir? Kada je idealno vrijeme za angažiranje virtualnog asistenta? Koji su sve načini komuniciranja poslodavca i virtualnog asistenta?
ŽGOMBA: Prije angažiranja virtualnog asistenta klijent treba sastaviti popis svih aktivnosti u svom poslovanju te odrediti koje od navedenih želi i treba delegirati. To su oni dijelovi poslovanja koje ne voli, ne zna i/ili ne želi obavljati jer mu isti oduzimanju previše vremena, a ne donose mu direktno profit, tj. ne predstavljaju njegov core business. Prema segmentu poslovanja koji želi delegirati, klijent treba pronaći adekvatnog virtualnog asistenta koji pruža takvu vrstu usluga.
Pri odabiru adekvatnog virtualnog asistenta, osim područja ekspertize i vještina, klijent treba uzeti u obzir i temeljne vrijednosti jer za dobru komunikaciju i ugodnu suradnju bitno je da klijent i virtualni asistent dijele iste ili slične temeljne vrijednosti. Prije kontaktiranja virtualnog asistenta klijent može provjeriti preporuke, recenzije radova i iskustva prethodnih klijenata virtualnog asistenta kako bi stekao dojam na koji način taj virtualni asistent surađuje sa svojim klijentima i koje su mu jače strane. Preporuke i recenzije je moguće pronaći na profilima društvenih mreža ili web stranici. Neki virtualni asistenti imaju objavljen i portfolio radova koji je također odličan izvor informacija za klijenta.
Razne situacije u kojima tvrtka treba dodatnu stručnu pomoć na nekoliko sati mjesečno (npr. rad na određenom projektu, povećan opseg posla i sl.), solo poduzetnik koji više ne stiže i ne želi svaki dio poslovanja obavljati sam, već želi više vremena za svoj core business i/ili slobodno vrijeme. To su najčešće situacije u kojima je idealan trenutak za angažiranje virtualnog asistenta.
Delegirati se može na više načina: pisanim putem (mailom, porukom, putem task/project management alata i sl.); audio zapisom - slanjem audio poruke je idealno za delegiranje administrativnih zadataka, to-do lista poslova za naredni radni dan; video zapisom najčešće se delegiraju određene upute za rad, kreativan rad. Svaki klijent i virtualni asistent dogovaraju onaj način komunikacije koji njima i vrsti delegiranih zadataka najviše odgovara.
NET.HR: Jedno istraživanje u Hrvatskoj je pokazalo da su virtualni asistenti većinom žene i da čine čak 92%. Znači li to da smo dokazali kako su žene bolje u organizaciji od muškaraca te da mogu raditi više poslova odjednom?
ŽGOMBA: Prije svega želim naglasiti da većina ljudi u Hrvatskoj još uvijek nije upoznata s pojmom virtualnog asistenta, njihovim načinom rada i suradnje. Ne smatram da se tim poslom uglavnom bave žene zbog bolje organizacije, već samog naziva "asistent" koji većinu ljudi asocira na posao tajnice, administratora, asistenta direktora, osobnog asistenta i tome slično. To su poslovi koje su u tvrtkama uglavnom obavljale i obavljaju žene, ali to definitivno nije posao koji znaju i mogu raditi samo žene.
NET.HR: Žene kao virtualni asistenti u Hrvatskoj posluju većinom putem paušalnog obrta. Koje sve vrste zaposlenja virtualnih asistenata postoje?
ŽGOMBA: Moguće je poslovati putem obrta ili tvrtke.
NET.HR: Kakva su njihova primanja i uvjeti rada? Koja je razlika između virtualnog asistenta i zaposlenika?
ŽGOMBA: Virtualni asistent je samozaposlena osoba. Shodno tome, virtualni asistent sam bira s kime, kako, gdje i na koji način će raditi. On odlučuje o uslugama koje pruža i sam određuje cijene istih. Uvjeti rada su onakvi kakve si sam virtualni asistent odredi. Angažiranjem virtualnog asistenta klijent plaća samo uslugu (vrijeme, znanje i iskustvo) koja za njega predstavlja neto trošak. On virtualnom asistentu ne plaća doprinose, poreze, godišnji odmor, bolovanja te mu ne pribavlja opremu za rad. Virtualni asistent sam sebi plaća svoje troškove doprinosa, režijske troškove, opremu i ostalo. Angažiranjem virtualnog asistenta klijent plaća samo stvarno odrađen broj sati, mjesečno ili po projektu, odnosno rezultatu.
Sukladno tome, troškovi su puno niži, nego kod plaćanja zaposlenika na puno radno vrijeme. S time da zaposleniku tvrtka plaća i onda kada ne radi u slučaju korištenja godišnjeg odmora ili bolovanja. Virtualni asistent radi iz svog prostora i koristi vlastite resurse za rad, dok je zaposleniku potrebno osigurati mjesto i opremu za obavljanje posla. Virtualni asistenti imaju fleksibilno radno vrijeme, dok zaposlenik ima određeno radno vrijeme u koje je dostupan svom poslodavcu. Što se tiče zapošljavanja radnika postoji dug proces od sastavljanja i objave oglasa do regrutiranja i selekcije kandidata te konačan izbor idealnog kandidata. Pri angažiranju virtualnog asistenta sve je jednostavnije, bitno je jasno iskomunicirati zadatke i ostale uvjete, a potom se sklapa ugovor o poslovnoj suradnji.
NET.HR: Za koje segmente poslovanja se angažiraju i na koliko sati ih tvrtke angažiraju? Mogu li se virtualni asistenti odlučiti raditi samo nekoliko sati?
ŽGOMBA: Virtualni asistenti se najčešće angažiraju za administrativni dio poslovanja te kao osobni asistenti. Poslovi koje ja najčešće obavljam za svoje klijente su administrativni poslovi te optimizacija poslovnih procesa pomoću raznih alata za automatizaciju repetitivnih zadataka. Svaki virtualni asistent odlučuje koliko sati dnevno/tjedno/mjesečno će raditi. Dok sam bila zaposlena na puno radno vrijeme, pokrenula sam i svoje poslovanje kao virtualni asistent. Tada sam mogla izdvojiti maksimalno dva sata dnevno za rad za svoje klijente i to u večernjim satima. Sve je moguće.
NET.HR: Nudite i mentorstvo putem online programa Postani virtualni asistent. Koji su benefiti programa, što on uključuje?
ŽGOMBA: Online program Postani virtualni asistent je prvi i jedini program u Hrvatskoj koji educira buduće virtualne asistente. Sva moja prethodna istraživanja, testiranja i dosadašnje iskustvo u radu kao virtualni asistent su objedinjeni u ovom programu. Kroz samo 6 tjedana polaznici dobivaju sve što je potrebno za pokretanje vlastitog poslovanja. Osim uštede vremena, polaznici dobivaju jasnoću, konkretne smjernice iz iskustva koje se mogu odmah primijeniti u praksi, mentorstvo, podršku i motivaciju.
Program se sastoji od 6 modula: tko je virtualni asistent, potrebne vještine, organizacija vremena, strategija poslovanja, organizacija poslovanja, osnovni alati za rad. Svaki modul sadrži prethodno snimljene video lekcije, dodatne pdf materijale i zadatke te stručne bonus video lekcije iz područja knjigovodstva, brendiranja, marketinga, itd. Svaki tjedan polaznicama dajem pristup jednom modulu putem Google Diska, a na tjednim Zoom sastancima detaljnije prolazimo zadanu temu te odgovaram na njihova pitanja i rješavamo eventualne nedoumice. Pored toga, polaznice dobivaju i pristup zatvorenoj Facebook grupi podrške te na kraju i potvrdu o uspješnom završetku programa.
Online program je moguće upisati grupno i individualno. Upisi za grupni online program se održavaju dva do tri puta godišnje, dok je individualni moguće upisati bilo kad, tijekom cijele godine.
