1. Čistka papira
Nema ništa lakše od skupljanja papira, ali nered koji od toga nastane nije toliko ugodan. Vi ga preduhitrite i svaki komadić papira sortirajte po principu - podearti/baciti, pohraniti ili poduzeti akcije u vezi njega. Važne papire pohranjujte u datoteke po principu boja.
2. Boje datoteke
Dobro organiziran sistem pohrane dobar je pokazatelj funkcionalnosti uredskog prostora. Kako biste organizirali, podijelite datoteke u pet kategorija po bojama.
Zeleno - financije Crveno - zdravlje Narančasto - osobni papiri Žuto - osiguranje Plavo - kuća/stan
Označite svaku viseću mapu prema vašim potrebama.
3. Kreirajte poštanski ured
Kako biste sve papire koji dolaze u vaš kućni ured držali pod kontrolom, stvorite mali poštanski ured. Napravite mape za dolaznu i odlaznu poštu, poštu za pohranu, račune i mapu za svakog člana obitelji. Čim pošta stigne, stavite je u odgovarajuću mapu. Potom jednom tjedno uzmite nekoliko minuta i provjerite svaku mapu posebno.
4. Stvorite mjesto za printanje
Kreirajte mjesto za printer i sve potrebno za njega. Ako imate bežični printer, ne mora nužno biti na stolu. Smjestite ga na neko drugo mjesto u uredu i imat ćete puno više mjesta na stolu za druge stvari.
5. Spremajte u posude
Spremajte sav uredski materijal u spremnike, ladice, košare... Micanje svih stvari iz vidnog polja dat će vašem uredu pročišćeni izgled.
6. Naljepnice
Investirajte u kvalitetne naljepnice i njima označite svoje datoteke, ladice i kutije. Kada god vam nešto bude trebalo, odmah ćete znati gdje je.
7. Kategorizacija
Organizirajte ured u kategorije, stavljajući slične stvari zajedno. Ako to učinite, imat ćete funkcionalan ured. Primjerice, kada sljedeći put zatrebate poštansku marku, pogledajte u ladicu za poštu.
Uobičajene kategorije Naljepnice (post-it, kartice, naljepnice, itd...) Alati (rezač, mini spajač za papir, deklamerica, bušač za papir) Proračun (čekovi, kalkulator, kalendar plaćanja) Za pisanje (markeri, olovke, kemijske olovke) Pošta (Kuverte, markice, adrese) Označavanje (trake i naljepnice)
8. Organizirajte knjige
Možete ih organizirati po žanrovima, boji ili veličini, ovisno o željama. Organiziranje po boji imat će dodatnu dimenziju kao element dizajna, a istovremeno dati prostoru pročišćen, organiziran izgled.
9. Napravite životne registratore
Najvažnije papire organizirajte u registratore do kojih lako možete doći u slučaju hitnosti. Primjerice, ako imate neku zdravstvenu situaciju, možete uzeti medicinski registrator i sve potrebne dokumente imati uz sebe.
Evo primjera za životne registratore:
Zdravstveni: Svi medicinski podaci o obitelji su tu. Ako ikada zatrebate novog liječnika ili imate kompleksnu medicinsku dijagnozu, sve je na jednom mjestu. Ljubimci: Ako imate ljubimca tu je sve, od povijesti bolesti, potvrda o cijepljenju... Auto: Svi podaci o automobilu, osiguranje, održavanje, dokumenti - sve je tu. Uputstva - Sva uputstva držite ovdje. Čak ih možete podijeliti u podkategorije, poput aparati/elektronika/vrt/kuća. Kuća: Sv informacije o kući/stanu pohranite ovdje, kao što su dokumenti, održavanje, deratizacija, sigurnosni sustav, kontaktni brojevi majstora. Osobno: Tu možete staviti sve što ne pripada niti jednom drugom registratoru.
10. Iskoristite zid
Ljudi često loše ili nikako ne koriste zid. Koristite ga kako biste na njega objesili datoteke, kalendare, bijele ploče s magnetima, police i još mnogo toga. Kada idete vertikalno, puno je više prostora.
